“開會”往往是(shì)爲了解決問題，但(dàn)是(shì)，如果方法不對，不僅問題處理效率受影響，“會“也越開越累…
召開“累”：除了一些小組會議(yì)，在大型企業、國企單位，每次會議(yì)都可能涉及多個部門、上百名參會人，從商定會議(yì)時間、确定會議(yì)室、通知(zhī)、準備會議(yì)材料到會場簽到，瑣碎事務常常需要耗費(fèi)大量時間。
參會“累”：傳統形式下(xià)的會議(yì)，員(yuán)工大多處于被動狀态，常常整場會議(yì)隻有領導一個人在講，一場會下(xià)來也沒能商量出一個準确的執行方案，更别說執行效果，員(yuán)工抱怨全程實質性内容少，時間都浪費(fèi)了。
爲了改變衆多組織當前低效的會議(yì)狀态，軟捷OA推出全新智能化會議(yì)管理方案，創新接入大屏系統，借助移動設備讓政府機關、企事業單位在一個平台上實現(xiàn)“從會議(yì)組織、通知(zhī)、查詢到任務執行反饋”的全過程管理方式。
一、一場高效會議(yì)的正确打開方式
1、會前：輕松做好準備工作，線(xiàn)上組織會議(yì)，資源調取快、方便協調，全程無需協助，精準、高效完成。
一場會議(yì)能不能及時召開，行政人員(yuán)的組織效率尤爲重要。但(dàn)是(shì)，許多組織當前的會議(yì)組織全靠人工溝通，打電話(huà)确定日程、發短信通知(zhī)會議(yì)時間等，準備效率不佳。
軟捷OA電子化的會議(yì)管理方式，将所有會議(yì)資源，包括人員(yuán)、會議(yì)室、日程信息全部放(fàng)入系統，整個會議(yì)組織工作直接用OA流程就能極速完成。
1）一條流程極速發起會議(yì)
爲了改變會議(yì)線(xiàn)下(xià)組織的模式，軟捷OA系統用流程規範組織的會議(yì)審批程序，所有會議(yì)從流程上報會議(yì)時間、地點、參會人、會議(yì)主題等信息，一審就能同步通知(zhī)參會人。
2）會議(yì)室使用防沖突
一些規模稍大的企業，會議(yì)室多、每天的會議(yì)也很多，爲了防止使用沖突，軟捷爲組織打造了會議(yì)室電子信息台賬。借助OA系統流程追蹤會議(yì)室使用狀态，每次組織會議(yì)可以直接調取會議(yì)室信息表，哪間空閑一看便知(zhī)。
3）人員(yuán)日程防沖突
重要會議(yì)不知(zhī)道各部門領導在不在公司、有沒有時間，現(xiàn)在通過日程管理表單，随時都能調取每個人的日程情況，合理安排會議(yì)時間，再也不用一個個電話(huà)咨詢。
4）下(xià)發通知(zhī)、反饋快
做好會議(yì)通知(zhī)、督促員(yuán)工反饋占據了行政人員(yuán)的大量時間，有時擔心通知(zhī)中漏了誰，有時會都快開了，還有許多人聯系不上、得不到反饋。
爲了減少重複工作、提升響應效率，OA流程在下(xià)達會議(yì)通知(zhī)的同時，會同步通過微信、短信、流程等多種形式下(xià)發會議(yì)通知(zhī)，第一時間通知(zhī)參會人。
5）會議(yì)分類審批快
每個企業都有很多類型的會議(yì)，比如總部的董事會、上海大區的戰略讨論會、北京的項目會等等，不同會議(yì)的審批程序、審批人是(shì)不同的。
爲了提高會議(yì)發起效率，軟捷OA系統提前爲組織的不同會議(yì)類型設定既定的審批流，系統可以直接根據勾選的會議(yì)類型自動流轉，審批更規範。
6）新增功能
實現(xiàn)：會議(yì)智能排座
爲了解決部分國企、事業單位召開會議(yì)時需要進行人員(yuán)排座的需求，軟捷OA系統通過建模爲組織實現(xiàn)了線(xiàn)上智能排座。每個會議(yì)室的座位布局可以在系統中同步顯示，行政人員(yuán)可以按照要求快速安排座位，防止重複安排、漏排問題。
在現(xiàn)場，參會人簽到一完成就能自動獲取自己的座位示意圖，無需引導，自主入座，全面節省會場時間。
2、在會場：智能引導有序入場，針對會議(yì)室多、參會人多的大型組織，智能大屏系統的使用可以有效提升會場組織管理效率。
過去(qù)，每次開會都要提前出發，擔心找不到會議(yì)室，會議(yì)規模太大，簽到還得排隊，會議(yì)時間很有可能推遲。爲了提高入場效率，軟捷的會議(yì)管理系統正在通過越來越多的智能技術爲會議(yì)室多且分散的大型組織提供智能服務。
1）智能掃碼簽到
爲了方便簽到，軟捷OA系統爲組織提供二維碼手機簽到服務，每場會議(yì)都有自己的信息二維碼，你可以打印出來掃碼簽到。
也可以通過接入智能大屏系統直接同步到每間會議(yì)室的大屏幕上，随時拿起手機就能簽到。
2）會議(yì)室智能導航
針對會議(yì)室多的大型組織，智能大屏系統的接入可以幫助實現(xiàn)會議(yì)室位置導航，整個組織的會議(yì)室屏幕智能呈現(xiàn)，精準定位當前位置，幫助參會人員(yuán)縮短入場時間。
3）會議(yì)信息同步顯示
爲了讓會議(yì)信息實時共享，軟捷OA系統可以和大屏系統連接，讓每天的會議(yì)安排、參會人和會議(yì)室等信息及時呈現(xiàn)，提升信息傳播效率。
3、在會中：無紙(zhǐ)化高效互動，提升會場參與度，智能、高效了解參會人員(yuán)意見(jiàn)。
會上，所有材料都已經通過流程下(xià)發，參會人可以根據需要自行打印，不僅可以幫助參會人提前了解會議(yì)情況，還能節省會議(yì)成本。
1）會議(yì)投票(piào)互動
此外，爲了方便會場互動，一些需要投票(piào)、表決态度的互動可以直接通過掃碼互動，匿名互動、結果自動呈現(xiàn)，全面提升統計效率和精準性。
4、會後：及時記錄實時反饋，把好會議(yì)質量關，督查任務執行，形成良好的會議(yì)管理環境。
開會效果怎麽樣還要看會議(yì)任務執行情況，下(xià)達了哪些重要指示、達成了哪些戰略目标，都要及時的安排落實，才能實現(xiàn)最佳會議(yì)效果。
和過去(qù)開完會就丢開手的方式不同，OA系統把任務管理融入會議(yì)管理過程，确保每次會議(yì)記錄全、執行有反饋。
1）會議(yì)紀要同步生成
每次會後會有專人提交會議(yì)紀要，對會議(yì)内容和會議(yì)安排做詳細記錄，由系統自動關聯到相(xiàng)應的會議(yì)中形成會議(yì)材料庫。
2）會議(yì)任務全程跟蹤
會議(yì)紀要審批一通過，各類會議(yì)決議(yì)形成的會議(yì)任務會精準下(xià)發，借助流程追蹤，領導人員(yuán)可以全面了解任務交付給誰、執行進度如何、有什麽反饋等。幫助組織全面提升會議(yì)效果，讓會議(yì)真正幫助問題解決。
3）會議(yì)數據高效分析
無論是(shì)出勤率還是(shì)任務執行率分析，現(xiàn)在随時都能在OA系統智能生成一份報表，提升數據使用效率。
二、應用價值
軟捷協同辦公平台的會議(yì)管理子系統，可以普遍适應于國企三會、企業日常會議(yì)、大型組織及政府會務工作。幫助組織簡化會議(yì)管理形式，落實真正的會議(yì)執行标準，提升各大組織開會質量。
